Дата в приказе о смене фамилии в связи с заключением брака

Comments

• Добрый день! Сотрудник обязан был написать заявление и указать свою просьбу об изменении фамилии в документах. Каким число датировано заявление,тем числом и делается приказ. Дата в заявлении фиксирует день, когда были предоставлены документы в отдел кадров.
  
  Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой
  
  "Отдел кадров", 2008, N 3
  Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж. У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы. Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?
  Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов. Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому для внесения изменения в трудовую книжку вашей сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака. Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учетных данных примерно такого содержания: "В связи со вступлением в брак прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию "Куренкова" на "Гончарова". Копию свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Автозаводским отделом ЗАГС г. Нижнего Новгорода 11.07.2008, прилагаю".
  Как только работник представил вам необходимые документы, издаете приказ по личному составу об изменении фамилии - для того, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с начислением и выплатой заработной платы. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому нужно в приказе указать должностное лицо, ответственное за исполнение приказа, его фамилию и инициалы.
  После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку. Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.
  Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, здесь можно отметить следующее. Трудовым законодательством установлена обязанность работодателя оформить данное свидетельство при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ). Об обязанности замены страхового свидетельства работодателем ни в одном нормативно-правовом акте ничего не сказано. Но Пенсионный фонд изменил ситуацию в 2006 г., издав Постановление от 31.07.2006 N 192п, которым утвердил Инструкцию по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. В соответствии с п. 20 Инструкции заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола застрахованного лица заполняется лично застрахованным лицом и предоставляется в территориальный орган ПФР. Но в этом же пункте предусмотрено, что допускается заполнение данного заявления кадровыми либо другими службами организации. Значит, необходимо именно во внутренних локальных документах организации предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования - сами сотрудники или отдел кадров. На наш взгляд, лучше поручить это специалистам кадровой службы, поскольку у них имеется опыт по оформлению документов для получения страховых свидетельств ПФР. Тогда удастся избежать потери рабочего времени сотрудника.
  Т.В.Шадрина
  Редактор журнала
  "Отдел кадров"
  Подписано в печать
  21.08.2008
• Здравствуйте!

  Цитата: Сотрудница вышла замуж 11.062014 года. Паспорт у нее выдан 25.06.2014 года. А приказ о внесении изменений в личные данные сделан 11.07.2014 года. Заявления от сотрудника не было.Вопрос: правильна ли дата приказа? В сети читала статьи,  одни пишут что приказ надо делать датой выдачи паспорта, вторые пишут что датой выдачи свид-ва о браке, поскольку сотрудник может и через год сказать что она фамилию сменила.

  Рекомендую прочитать статью Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника , в ней Вы найдете подробный ответ на свой вопрос и образцы оформляемых документов.
• 1.Рекомендация: Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника
  Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.
  Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.
  Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).
  Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.
  Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:
  - трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ);
  - личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1); - трудовую книжку (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
  - документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России);
  - пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).
  
  Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.*
  
  Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 
• Цитата: Добрый день! Сотрудник обязан был написать заявление и указать свою просьбу об изменении фамилии в документах. Каким число датировано заявление,тем числом и делается приказ. Дата в заявлении фиксирует день, когда были предоставлены документы в отдел кадров.

  Спасибо за ответ. Но если не было заявления то какой датой? Видимо бывший кадровик не знала что нужно брать заявление, приказ сделала 14.07. Может быть этой датой работник принесла свид-во о браке и паспорт. Может взять с нее заявление 14.07 и тогда не переделывать приказ?
• Приказ не переделываете,скорее всего в этот день и были предоставлены документы. Работнику дается месяц на замену всех документов. Пусть напишет заявление, поговорите с ней,ведь именно там она указывает по какой причине произошла смена фамилии и просит поменять ее в документах.
• Спасибо за ответ. Попрошу написать заявление той датой когда был приказ